Compliance

COMPLIANCE

ÚVODNÍ SLOVO SPOLEČNOSTI

Mezi základní hodnoty naší společnosti řadíme poctivost, čestnost, odpovědnost a lidskost. Díky tomu jsme schopni si neustále budovat důvěru našich zákazníků, ale i spolupracovníků i obchodních partnerů.

Směrnice Compliance obsahuje požadavky na dodržování zákonů, pravidel a etických zásad. Pomáhá nám vytvářet základ pro další úspěšnou spolupráci a rozvoj naší společnosti.

• Lidská práva a rovné zacházení

Dodržování a respektování lidských práv je dáno Všeobecnou deklarací lidských práv, přijatou OSN. Respektujeme, chráníme a podporujeme platné předpisy na ochranu lidských práv a práv dětí, odmítáme jakékoli využívání dětské práce, nucené a povinné práce i jakoukoli formu moderního otroctví. To platí nejen uvnitř našeho podniku, ale také i pro chování našich obchodních partnerů a naše chování vůči nim. Pokud zaznamenáme indicie o porušování lidských práv na pracovišti, je naším prioritním úkolem tomuto zabránit.

Podporujeme rovné zacházení, slušné a tolerantní jednání. Všem poskytujeme stejné šance. Nikoho nediskriminujeme a nestrpíme jakoukoli diskriminaci na základě etnické, či národnostní příslušnosti, pohlaví, vyznání, věku, postižení, sexuální orientace, barvy pleti, politických postojů, sociálního původu či ostatních zákonem chráněných znaků. Nepřipustíme šikanu na pracovišti a nerovné zacházení. Pokud to bude nutné, informujeme o tom svého nadřízeného a situaci řešíme.

• Korupce, uplácení, praní špinavých peněz

Korupce má celosvětové závažné důsledky. Proto bojujeme proti korupci a transparentními procesy se snažíme eliminovat jednání, která by vzbuzovala byť jen dojem korupčního jednání.

Korupce má mnoho podob (peněžité a věcné dary, pozvánky, sponzorské dary apod.) Je zakázáno požadovat, přijímat, nabízet nebo dávat přímé či nepřímé úplatky. Naproti tomu je dovoleno účastnit se obvyklých obchodních obědů a pohoštění, jakož i přijímat a dávat pozornost ve formě malých věcných dárků. Podplatitelnost  zaměstnanců škodí podniku i jeho zákazníkům a poškozuje i dobrou pověst společnosti. Pokud se někdo nechá podplácet, dopouští se trestného činu se všemi důsledky z toho vyplývajících.

Získáme-li indicie o korupci, oznámíme to bez zbytečného odkladu na kontakty v závěrečné kapitole.

Pečlivě prověřujeme identitu zákazníků, obchodních partnerů a dalších externích subjektů, se kterými chceme uzavírat obchody. Naším deklarovaným cílem je udržovat obchodní vztahy pouze se seriózními partnery, jejichž podnikatelská činnost je v souladu se zákonnými předpisy a jejichž provozní prostředky jsou legitimního původu.

Došlé platby bez zbytečného odkladu přiřazujeme odpovídajícím plněním a provádíme zaúčtování, čímž zajistíme transparentnost všech peněžních toků.

• Účetnictví, finanční výkaznictví, daně

Veškeré naše účetní transakce jsou prováděny v souladu se zákonnými podmínkami pro účetnictví a finanční výkaznictví. Veškeré daňové povinnosti a odvody jsou prováděny zodpovědně a včas. Hospodaření podniku a dodržování všech pravidel prochází kontrolou nezávislého auditora. Jsme si vědomi, že pokud dojde k nesrovnalostem a pochybení, může to mít závažné důsledky jak pro podnik po hospodářské stránce, tak může vést i k poškození jeho pověsti.

V případě zjištění i drobného pochybení je potřeba každý incident nahlásit svému nadřízenému nebo statutárnímu orgánu společnosti.

• Bezpečnost a ochrana zdraví při práci, zaměstnanost

Dbáme na zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci všech našich zaměstnanců v rámci aktuálně platných zákonů a ustanovení. Pravidelně zajišťujeme proškolení všech zaměstnanců. Dodržujeme stanovená pravidla, používání ochranných prostředků a ochranných oděvů, dodržování pracovní doby a přestávek na oddech a odpočinek, provádění zdravotních prohlídek, zajištění kontrol a revizí vybraných strojů a zařízení, pravidelných kalibrací nářadí a pracovních prostředků, atd.

Nikdy neohrožujeme svým jednáním zdraví a bezpečnost svou ani svých kolegů či obchodních partnerů. V případě jakýchkoli zjištění ihned informujeme svého nadřízeného. V případě potřeby vytváříme preventivní opatření.

Zasazujeme se o to, aby všichni naši zaměstnanci měli řádně sjednané pracovní smlouvy včetně pracovních podmínek a popisů práce a byli za svoji práci adekvátně a spravedlivě odměňováni

Netolerujeme žádné ilegální zaměstnávání a práci načerno.

• Střet osobních zájmů

Soukromé zájmy se nesmí prosazovat na úkor podniku a společnosti. Má-li zaměstnanec osobní, rodinné, finanční či jiné vazby k partnerovi podniku či jeho zaměstnancům, jež by mohli ovlivnit objektivitu rozhodování nebo jednání v rámci výkonu práce, musí o tom informovat svého nadřízeného nebo vedení společnosti.

• Ochrana životního prostředí

Jako podnik neseme odpovědnost za ekologičnost a trvalou udržitelnost produktů, lokalit a služeb. Upřednostňujeme ekologické, pokrokové a efektivní technologie a prostředky. Dbáme na nakládání se zdroji a energií účelně a úsporně. Staráme se o to, aby naše aktivity měli co nejmenší dopad na životní prostředí, třídíme veškerý odpad a necháváme ho ekologicky zlikvidovat

• Ochrana osobních údajů, bezpečnost a ochrana informací, znalostí a duševního vlastnictví

Chráníme osobní údaje zaměstnanců, zákazníků, dodavatelů, obchodních partnerů. Osobní údaje shromažďujeme, zpracováváme, využíváme a ukládáme pouze v souladu se zákonnými požadavky a duchu směrnic o GDPR .

Všechny části systému pro zpracování OÚ jsou zabezpečeny tak, aby byla zajištěna důvěrnost, integrita, dostupnost, prokazatelnost a odolnost chráněných informací a aby se zabránilo neoprávněnému internímu a externímu využití. V případě pochybení se obrátíme na osobu odpovědnou za GDPR v našem podniku nebo na specializovaná pracoviště ÚOOÚ.

Při své práci se budeme řídit výhradně firemními směrnicemi GDPR.

Dodržujeme pravidla a směrnice pro bezpečnost IT systémů, pracujeme pouze se zabezpečenými daty a softwary, všechny důležité přístupy jsou chráněny heslem

Žádný zaměstnanec nesmí neoprávněně poskytnout interní obchodní, provozní či technické informace třetím osobám.

• Náš oznamovací systém

Společnost AR SERVIS s.r.o., sídlem Jarošovská 869, 377 01 Jindřichův Hradec, IČ: 424 08 393, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Českých Budějovicích, oddíl C, vložka 627 (dále jen „AR SERVIS“), v souladu se zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen „ZOO“), zavedla Vnitřní oznamovací systém, kterým upravuje podmínky podávání a posuzování oznámení o možném protiprávním jednání. Vnitřní oznamovací systém představuje souhrn nástrojů a postupů sloužících k přijímání oznámení, nakládání s nimi, posuzování oznámení a zajištění ochrany totožnosti oznamovatele a dalších osob, jakož i k ochraně informací uvedených v oznámení a v komunikaci s oznamovatelem.

Oznamovatelé mají možnost prostřednictvím Vnitřního oznamovacího systému upozornit AR SERVIS na možné protiprávní jednání, k němuž došlo nebo má dojít u AR SERVIS, a o jehož spáchání se oznamovatel dozvěděl v souvislosti s prací nebo jinou obdobnou činností.

Oznámení učiněné oznamovatelem se musí týkat případů uvedených v ZOO, kterými jsou případy porušení práv a povinností v oblasti např.: finanční služby, produkty a trhy a předcházení praní peněz a financování terorismu, bezpečnost a soulad výrobků s předpisy, bezpečnost dopravy, ochrana spotřebitele, veřejné zdraví atd. (celou škálu jednání detailně vymezuje ZOO, v platném znění).

Oznamovatel by vzhledem k okolnostem a informacím, které má k dispozici v době oznámení, měl mít pádný důvod se domnívat, že jemu oznámené či zveřejňované skutečnosti jsou autentické a pravdivé. Nelze oznamovat skutečnosti vědomě nepravdivé. Takové jednání může být sankcionováno.

Podrobnosti o oznámení a dalších pravidlech stanoví ZOO.

Oznamovatel o ochrana oznamovatele

Oznamovatelem může být zaměstnanec nebo Oznamovatelem podle zákona zaměstnanec nebo osoba v obdobném postavení podle zákona, která se o protiprávní činnosti dozvěděla v rámci zaměstnaneckého nebo obdobného vztahu ke Společnosti, tj. osoby, které jsou nebo byly s AR SERVIS v kontaktu v souvislosti s výkonem jiné obdobné činnosti, tj. osoby samostatně výdělečně činné, společníci, osoby ve statutárních, řídících nebo kontrolních orgánech, dobrovolníci, stážisti a osoby vykonávající činnost na základě smlouvy o poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiné obdobné smlouvy. Všem těmto osobám je poskytnuta ochrana před odvetnými opatřeními a je rovněž chráněna jejich identita. Vnitřní oznamovací systém není určen klientům AR SERVIS.

AR SERVIS musí zajistit, aby oznamovatel nebyl z důvodu podání oznámení vystaven jednání, které by mohl důvodně považovat za zásah do svých práv či oprávněných zájmů (odvetným opatřením, včetně hrozby takovýchto opatření nebo pokusů o ně). Chráněny jsou rovněž osoby, které jsou ve vztahu k oznamovatelům osobami blízkými, osoby, které oznámení umožnily nebo usnadnily a dále osoby, které jsou s oznamovatelem nějakým způsobem spojeny v pracovním kontextu.

Příslušná osoba, která oznámení vyřizuje, která má povinnost vždy chránit identitu oznamovatele. Povinnost zachovávat důvěrnost se netýká pouze totožnosti oznamující osoby, ale vztahuje se i na další informace, z nichž by bylo možné přímo či nepřímo určit její identitu.

Oznámení, Příslušná osoba a kontaktní údaje pro podání oznámení

K přijímání a posuzování důvodnosti oznámení podaného prostřednictvím Vnitřního oznamovacího systému AR SERVIS určuje v souladu s § 9 odst. 1 ZOO příslušnou osobu: Tereza Batrlová

AR SERVIS umožňuje podání oznámení písemně, ústně a na žádost oznamovatele také osobně, a to takto:

• telefon Příslušné osoby: +420 737 245 215
• email Příslušné osoby:  tereza.batrlova@arservis.cz
• poštou na doručovací adresu: Tereza Batrlová, osobně, AR SERVIS s.r.o., Jarošovská 869, 377 01 Jindřichův Hradec
• osobně v kanceláři Příslušné osoby na adrese: Jarošovská 869, 377 01 Jindřichův Hradec; úřední hodiny Příslušné osoby 8 – 15 hodin PO - PÁ/dle předchozí domluvy

Oznamovatel může podle ZOO podat oznámení rovněž prostřednictvím externího oznamovacího systému zřízeného Ministerstvem spravedlnosti (viz: https://oznamovatel.justice.cz/).

Není vyloučena možnost podat oznámení zcela anonymně, taková to forma podání má však své nevýhody v podobě omezené ochrany oznamovatele před odvetnými opatřeními.

Vyřízení a vyhodnocení oznámení

Přijaté oznámení bude Příslušnou osobou vždy zpracováno a o výsledku šetření bude Příslušná osoba oznamovatele informovat.

O přijetí oznámení Příslušná osoba písemně vyrozumí oznamovatele do 7 dnů ode dne jejího přijetí. Příslušná osoba následně posoudí důvodnost oznámení a písemně vyrozumí oznamovatele o výsledcích posouzení do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. Tuto lhůtu lze prodloužit až o 30 dnů, pokud se jedná o případ skutkově nebo právně složitý, o tomto Příslušná osoba oznamovatele písemně vyrozumí.

COMPLIANCE vytváří právní rámec, ve kterém se můžeme pohybovat a který nás má chránit před sankcemi. Nezávisle na tom, jací jsme, jaký je náš původ, orientace či přesvědčení, jaké máme úkoly či zodpovědnosti, naším chováním a jednáním neseme odpovědnost za úspěch našeho podniku a přispíváme k trvale udržitelnému rozvoji. Naše společné hodnoty určují, jak pracujeme, rozhodujeme a jak odpovědně se chováme k sobě navzájem i k ostatním.